これから新社会人生活をスタートされる皆さん向けの記事です。今回はビジネスの基本中の基本である「報告」について書いています。適切な報告は仕事の流れをスムーズにします。学生時代には「報告」をする機会が少なかったと思いますが、ビジネスでは仕事は報告に始まり報告に終わります。
ビジネスでは「時間」は「お金」
ビジネスでは「時間」は「お金」です。
仕事をしてもしなくても社員には経費がかかっています。一人の社員には、給与・社会保険・福利厚生・設備・消耗品・光熱費など全ての経費を考えると、どんなに安くても数百万円〜一千万円くらいはかかります。
これを12ヶ月で割って月の平均労働時間で割ると、1時間にかかる総経費が出ます。
依頼された仕事はとっとと終わらせる、納期遅れしない、手戻りを最小限になるように工夫するのが「まともなビジネスマン」のやることです。
基本は「報連相」
ビジネスの基本は「報連相」です。すなわち「報告」「連絡」「相談」です。
仕事を依頼/指示した側は常にその進捗などを気にしています。
途中に何の相談や中間報告もなく、仕事の納期が来ていきなり「出来ていません」では社会人完全失格です。
問題が発生した場合は、可及的速やかに上司に報告する義務があります。問題がなくても上司には適宜「ご指示いただい件、問題なく進んでいますので納期までには完了できます」と一言声をかければ上司は安心します。もちろんウソをつくのは論外です。
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問題がないと思うのは自分だけ
資料作成などであれば、出来上がってから見せると修正箇所が山ほどでたりして手戻りが多く時間の無駄ですので、適宜上司には中間成果物を見せるようにしてください。
中間報告ではなく、仕事を進める上で壁に当たったり困ったりしたときも相談は欠かせません。自分で悩んでいても解決しません。上司としては相談されることで、仕事の進捗を知ることもでき、支障があれば早期に手を打てます。
そのまま続けていいか、手直しが必要かなどは指示があるはずです。
報告は簡潔に結論を先に
上司の管理職は山ほどの仕事を抱えて時間に追われています。その上司に報告するのに、延々と前置きを述べる人が筆者の経験の中でも大勢いました。
良い報告でも悪い報告でも、まずは結論を先に言う「メインポイント・ファースト」を心がけてください。
- 良い場合の報告の例：
「先日のXXXの件は進捗に問題なく計画通り進んでいます」 - 悪い場合の報告の例：
「例の件ですが、予定より1週間遅れています」と言うふうに結論を先に述べます。次に障害が発生した理由と、その対策を述べましょう。上司は経験豊富なので、障害に対する対策もアドバイスがあるでしょうし、対策に上司として動いてくれる可能性もあります。部下の失敗は上司の失敗であり上司の責任ですから。
まとめ
依頼された仕事については「報連相」を欠かさない。最終報告だけではなく、中間報告や困ったときの相談は重要。
報告や相談の際には、前置きや言い訳は無用。メインポイントファースト、結論を先に言う。上司は時間に追われている。
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